Tuyên bố về việc thu thập thông tin cá nhân của ứng viên

Vui lòng đọc kỹ – Tuyên bố này có thông tin quan trọng về Quyền riêng tư

Tập đoàn Tài chính Manulife và các công ty con (gọi chung là “Manulife” hoặc là “công ty chúng ta”) trong Tuyên bố về việc thu thập thông tin cá nhân (“Tuyên bố về quyền riêng tư”) này cam kết bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật tất cả thông tin cá nhân và thông tin cá nhân nhạy cảm (gọi chung là “Thông tin cá nhân”) mà chúng tôi nắm giữ. Tuyên bố về quyền riêng tư này giải thích các thông lệ xử lý thông tin cá nhân của công ty chúng tôi và áp dụng cho mọi thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập về bạn (trực tiếp từ bạn hoặc từ bên thứ ba) trong quá trình nộp đơn ứng tuyển và tuyển dụng của bạn. 

Bạn nên đọc Tuyên bố về quyền riêng tư này và Chính sách quyền riêng tư toàn cầu của Manulife  trước khi cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân nào cho chúng tôi. Chúng tôi có quyền thay đổi Tuyên bố về quyền riêng tư này tại mọi thời điểm.  

Chúng tôi sẽ thu thập, sử dụng, xử lý, lưu trữ, công khai và truy cập thông tin cá nhân của bạn theo Tuyên bố về quyền riêng tư này và luôn theo những cách công bằng và hợp pháp. 

Chúng tôi sẽ thu thập thông tin gì về bạn
Chúng tôi chỉ thu thập thông tin cá nhân cần thiết cho các mục đích được xác định dưới đây.   Chúng tôi có thể thu thập bất kỳ loại thông tin cá nhân nào sau đây: 
  • Các thông tin định danh như: họ tên, địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại, ngày sinh, số định danh quốc gia (ví dụ: Số An sinh/Bảo hiểm xã hội), số hộ chiếu, vân tay và chữ ký
  • Thông tin về nghề nghiệp hoặc thông tin liên quan đến công việc như: quá trình làm việc, trình độ học vấn, kết quả đánh giá năng lực và đánh giá tâm lý, giấy phép chuyên môn 
  • Dữ liệu nhân khẩu học như: tình trạng hôn nhân, chủng tộc, quốc tịch, cấp bậc trong quân đội, giới tính, xu hướng tính dục, quyền công dân và tình trạng khuyết tật
  • Thông tin được thu thập từ quá trình kiểm tra lý lịch, như lý lịch tư pháp, lịch sử tín dụng, học vấn và làm việc, bao gồm thông tin do các bên thứ ba cung cấp
  • Thông tin sức khoẻ
  • Thông tin liên quan đến việc bạn sử dụng sản phẩm, dịch vụ và phúc lợi của công ty chúng ta  
  • Thông tin từ các trang mạng xã hội để kiểm soát các cuộc thảo luận về công ty, doanh nghiệp và các đồng nghiệp của chúng ta  
  • Các thông tin cần thiết khác vì các lý do về quy định, pháp lý và kinh doanh. 

Thông tin cá nhân không bao gồm dữ liệu ẩn danh hoặc đã hủy định danh.

Đối với một vài trường hợp trong quá trình ứng tuyển, bạn có quyền lựa chọn xem bạn có muốn cung cấp cho chúng tôi một số thông tin cụ thể nào đó hay không. Quyền này thường sẽ được ghi chú khi thu thập thông tin. Ví dụ: đối với các thông tin được bảo vệ (ví dụ như chủng tộc, giới tính, xu hướng tính dục, quyền công dân và tình trạng khuyết tật), chúng tôi thu thập thông tin trên tinh thần tự nguyện và chỉ dùng vào mục đích hỗ trợ, thu hút, trao đổi, phát triển, tuyển dụng, báo cáo và khuyến khích lực lượng lao động đa dạng, duy trì hồ sơ chính xác trong quá trình làm việc và thủ tục hành chính, cũng như để tuân thủ các yêu cầu về báo cáo của chính phủ và các quy định khác. Khi luật pháp yêu cầu chúng tôi báo cáo dữ liệu, chúng tôi sẽ không xác định bất kỳ cá nhân cụ thể nào.

Cách chúng tôi sử dụng thông tin của bạn 
Chúng tôi chỉ sử dụng thông tin cá nhân của bạn khi luật pháp hiện hành cho phép hoặc yêu cầu thông tin đó liên quan đến việc thực hiện quy trình ứng tuyển và tuyển dụng của chúng tôi, để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho chúng tôi vì các lợi ích kinh doanh hợp pháp của chúng tôi hoặc lợi ích hợp pháp hoặc kinh doanh của các bên thứ ba, hoặc khi có sự chấp thuận của bạn nếu luật pháp hiện hành yêu cầu phải có sự chấp thuận.  Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn cho các mục đích sau đây hoặc các mục đích tương tự:
  • Để cá nhân hóa hoạt động khi bạn tương tác với các trang web về tuyển dụng và nghề nghiệp của chúng tôi;
  • Để đánh giá mức độ phù hợp của bạn với vị trí mà bạn ứng tuyển hoặc những cơ hội nghề nghiệp trong tương lai;
  • Để thông báo cho bạn và cân nhắc sắp xếp bạn vào những vị trí khác có thể phù hợp với bạn cũng như gửi cho bạn thông báo việc làm bạn đã đăng ký;
  • Để liên lạc với bạn thông qua ChatBot, email, WhatsApp, tin nhắn SMS hoặc những phương tiện khác bạn đã chọn;
  • Để xác minh danh tính và thông tin của bạn;
  • Để tiến hành kiểm tra lý lịch sau khi đưa ra thư mời làm việc có điều kiện;
  • Để hỗ trợ bạn với tư cách là ứng viên, chẳng hạn như các yêu cầu về khả năng truy cập và các điều chỉnh thích nghi;
  • Để đảm bảo bảo mật thông tin và bảo vệ công ty, sức khỏe và sự an toàn của ứng viên, nhân viên, nhân sự điều hành, giám đốc, khách hàng hoặc công chúng;
  • Để đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty;
  • Để tìm hiểu tình hình nhân viên hiện tại và tương lai cũng như tìm hiểu nhu cầu nhân sự và/hoặc để cải thiện các quy trình ứng tuyển, tuyển dụng hoặc làm việc của chúng tôi;
  • Để hỗ trợ các công cụ tự động, bao gồm nhưng không giới hạn ở, các bài kiểm tra, đánh giá trước khi lọc hồ sơ, trắc nghiệm tâm lý và quy trình hệ thống;
  • Để phục vụ các cuộc điều tra và báo cáo nội bộ, phân tích dữ liệu và khảo sát; 
  • Để phục vụ mục đích của các chương trình và sáng kiến đa dạng, bình đẳng và hòa nhập;
  • Để tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, chẳng hạn như công bằng việc làm và các báo cáo khác;
  • Để đánh giá các vấn đề về xung đột lợi ích;
  • Để phục vụ các mục đích khác liên quan đến việc ứng tuyển và tuyển dụng cho công việc của bạn.

Chúng tôi sử dụng các công nghệ dữ liệu và phân tích, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI) và các công cụ xử lý tự động, để phân tích và xử lý thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi hoặc các bên thứ ba trong quá trình ứng tuyển. Nhờ phân tích và/hoặc xử lý thông tin của bạn bằng công nghệ dữ liệu và phân tích cùng các công cụ xử lý tự động, chúng tôi có thể đưa ra quyết định về việc bạn có phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển không; tự động hóa các tác vụ lặp lại; cải thiện trải nghiệm của ứng viên; và đề xuất các lựa chọn như chatbot. Khi quyết định được đưa ra bằng công nghệ dữ liệu và phân tích và/hoặc quá trình xử lý tự động, đồng thời, bạn muốn trao đổi với chúng tôi để truy vấn lý do, nhân tố chủ chốt và thông số là căn cứ để đưa ra quyết định; để đính chính thông tin được sử dụng trong quá trình đưa ra quyết định tự động; hoặc để xem xét lại quyết định đó, vui lòng liên hệ theo địa chỉ email HRDataPrivacy@manulife.com để mở yêu cầu. 

Cách chúng tôi truy cập và công khai thông tin của bạn
Tùy từng thời điểm, thông tin cá nhân của bạn sẽ:
  • Được truy cập và/hoặc tiết lộ cho nhân viên, nhà thầu và nhân viên không cố định của công ty trên phạm vi toàn cầu khi họ đang thực hiện nhiệm vụ liên quan đến hồ sơ ứng tuyển của bạn hoặc quy trình tuyển dụng;
  • Được công khai cho cơ quan thực thi pháp luật hoặc các cơ quan chính phủ khác, hoặc các đối tác kinh doanh thuộc bên thứ ba, nhà cung cấp dịch vụ, và/hoặc nhà thầu nếu được yêu cầu hoặc bắt buộc theo luật; 
  • Được công khai với các đối tác kinh doanh thuộc bên thứ ba, nhà cung cấp dịch vụ và/hoặc nhà thầu cung cấp dịch vụ cho chúng tôi để họ có thể hỗ trợ chúng tôi trong quy trình ứng tuyển hoặc tuyển dụng. 

Khi công khai thông tin cá nhân của bạn cho các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp dịch vụ và/hoặc nhà thầu thuộc bên thứ ba, chúng tôi yêu cầu họ bảo vệ thông tin đó theo cách phù hợp với các chính sách và thông lệ về quyền riêng tư của chúng tôi, đồng thời yêu cầu họ không sử dụng thông tin đó vào mục đích thương mại của riêng họ. 

Thông tin cá nhân do công ty chúng tôi thu thập không được bán cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Cách chúng tôi bảo vệ thông tin của bạn
Chúng tôi coi trọng việc bảo mật thông tin cá nhân của bạn. Chúng tôi bảo vệ thông tin cá nhân của bạn bằng các biện pháp bảo mật phù hợp với tính nhạy cảm của thông tin và được thiết kế để ngăn chặn việc truy cập, tiết lộ, sửa đổi hoặc sử dụng trái phép. 

Chúng tôi lưu giữ thông tin của bạn trong bao lâu
Thông tin cá nhân của bạn sẽ chỉ được lưu giữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng các mục đích mà thông tin được thu thập hoặc theo như yêu cầu trong chính sách lưu giữ hồ sơ của chúng tôi hoặc theo quy định của pháp luật.

Nếu bạn không được chọn, dữ liệu về hồ sơ ứng tuyển của bạn, bao gồm cả thông tin cá nhân, sẽ được lưu giữ theo chính sách lưu giữ hồ sơ của chúng tôi hoặc lưu giữ trong thời gian quy định của luật pháp hiện hành.

Cách chúng tôi chuyển thông tin cá nhân của bạn đến các quốc gia khác
Khi được luật pháp hiện hành cho phép, thông tin cá nhân của bạn có thể được chuyển giao liên tỉnh hoặc xuyên biên giới. Chúng tôi sẽ đảm bảo mức độ bảo mật tương đương cho thông tin này bằng cách thực hiện một trong các biện pháp bảo vệ thích hợp sau đây: 
 
  • Chúng tôi sẽ chuyển thông tin cá nhân của bạn đến các khu vực pháp lý mà chính phủ hoặc cơ quan quản lý hiện hành xem là có cung cấp mức độ bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp. 
  • Chúng tôi sẽ sử dụng một thỏa thuận theo biểu mẫu được chính phủ hoặc cơ quan quản lý hiện hành phê duyệt để cung cấp mức độ bảo mật cho thông tin cá nhân tương đương như ở khu vực pháp lý sở tại của bạn.

Các quyền của bạn
Chúng tôi thực hiện tất cả nỗ lực hợp lý để giúp đảm bảo rằng thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập và lưu trữ là chính xác, đầy đủ và là thông tin mới nhất để có thể sử dụng cho mục đích dự kiến.

Chúng tôi tin tưởng rằng bạn cung cấp cho chúng tôi thông tin chính xác và sẽ thông báo cho chúng tôi biết nếu có thay đổi.

Trong một số trường hợp nhất định và theo luật pháp về quyền riêng tư được áp dụng, bạn có thể có quyền yêu cầu xem thông tin cá nhân của mình, yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa thông tin, kiểm tra xem thông tin đó có được xử lý hợp pháp hay không, yêu cầu chuyển thông tin của bạn cho một bên khác, phản đối hoặc yêu cầu hạn chế xử lý thông tin.  

Tất cả những yêu cầu xóa bỏ phụ thuộc vào lịch lưu giữ hồ sơ toàn cầu của chúng tôi và luật pháp hiện hành.

Bạn có quyền thu hồi chấp thuận sử dụng các thông tin liệt kê bên trên của chúng tôi. Sau khi chúng tôi nhận được thông báo rằng bạn đã thu hồi chấp thuận, chúng tôi sẽ không sử dụng thông tin của bạn cho mục đích đó nữa, trừ khi có cơ sở pháp lý khác để làm như vậy. Nếu bạn thu hồi chấp thuận, xóa thông tin hoặc trong trường hợp bạn không cung cấp thông tin khi được yêu cầu, có khả năng chúng tôi sẽ không đánh giá được mức độ phù hợp của bạn với các cơ hội nghề nghiệp, do đó có thể tác động đến khả năng chúng tôi thực hiện những mục đích đề ra bên trên.

Nếu bạn muốn thực thi các quyền của mình liên quan đến thông tin cá nhân, bạn có thể gửi yêu cầu đến hr@manulife.com

Nếu trong quá trình ứng tuyển hoặc tuyển dụng, bạn muốn xóa thông tin cá nhân của bạn khỏi hệ thống của chúng tôi, vui lòng gửi email đến hr@manulife.com với dòng tiêu đề "Vui lòng xóa dữ liệu của tôi khỏi cơ sở dữ liệu Hệ thống theo dõi ứng viên". Chúng tôi có quyền trì hoãn các yêu cầu xóa thông tin để thực hiện những mục đích thu thập thông tin hoặc theo quy định của luật hoặc khi được pháp luật cho phép.

Tuyên bố về quyền riêng tư này có thể được cập nhật định kỳ để phản ánh những thay đổi trong thông lệ quyền riêng tư cũng như yêu cầu chế định của chúng tôi.

Câu hỏi/Liên hệ
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc lo ngại nào về các thông lệ quyền riêng tư của chúng tôi hoặc các chính sách và quy trình liên quan, vui lòng gửi email đến HRDataPrivacy@Manulife.com.

Nếu bạn làm việc tại Vương quốc Anh hoặc Khu vực kinh tế châu Âu, Quản lý đầu tư Manulife (châu Âu) là bên quản lý thông tin cá nhân của bạn vì các mục đích của luật bảo vệ dữ liệu hiện hành. Vì vậy, họ chịu trách nhiệm thực hiện Tuyên bố về quyền riêng tư này. Bạn có quyền khiếu nại bất cứ lúc nào với cơ quan bảo vệ dữ liệu liên quan. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng có cơ hội giải quyết mối quan ngại của bạn trước khi bạn tiếp cận cơ quan bảo vệ dữ liệu. Bạn có thể liên hệ với Nhân viên bảo vệ dữ liệu bằng cách gửi email đến DPO_Europe@Manulifeam.com.

Nếu bạn đang ở Philippines và có bất kỳ bất kỳ thắc mắc hay mối lo ngại liên quan đến dữ liệu cá nhân, bạn có thể liên hệ với Nhân viên bảo vệ dữ liệu tại Manulife Philippines, Manulife China Bank và Manulife Financial Plans, bằng cách gửi email đến PHDataProtection@manulife.com