Déclaration relative à la collecte des renseignements personnels sur les candidats
À lire attentivement : Le présent document contient de l’information importante sur la protection des renseignements personnels
La Société Financière Manuvie et ses filiales (collectivement appelées « Manuvie » ou désignées par le terme « notre Société » dans la présente Déclaration relative à la collecte des renseignements personnels [la « Déclaration »]), se sont engagées à protéger la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels de nature délicate (les « renseignements personnels ») qui leur sont confiés. La présente Déclaration, dans laquelle sont expliquées nos pratiques de traitement des renseignements personnels, s’applique à tous les renseignements personnels que nous obtenons à votre sujet (directement de vous ou de tiers) pendant le processus d’offre d’emploi et de recrutement.
Nous vous encourageons à lire la présente Déclaration et la politique de confidentialité mondiale de Manuvie avant de nous fournir des renseignements personnels. Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration à tout moment.
Nous recueillerons, utiliserons, traiterons, stockerons, divulguerons et consulterons vos renseignements personnels conformément à la présente Déclaration, et ce, toujours de façon équitable et légale.
Les renseignements que nous recueillons à votre sujet
Nous ne recueillons à votre sujet que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins indiquées ci-après. Nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants:
Les renseignements personnels ne comprennent pas les données anonymes ou les données dépersonnalisées.
Dans le cadre du processus d’offre d’emploi, on vous donnera parfois le choix de nous fournir certains renseignements. Lorsque c’est le cas, nous l’indiquons habituellement au moment de la collecte. Par exemple, dans le cas des caractéristiques faisant l’objet de protections légales (c.-à-d., l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, la citoyenneté et l’état de personne handicapée), nous recueillons des renseignements de façon volontaire pour soutenir, attirer, mobiliser, perfectionner, employer et favoriser un personnel diversifié, produire des rapports, tenir avec exactitude des dossiers d’emploi et des processus administratifs et nous conformer aux exigences de production de rapports du gouvernement et à d’autres exigences réglementaires. Si nous sommes tenus par la loi de communiquer des données, nous n’identifierons aucune personne en particulier.
Comment nous utilisons vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement lorsque la loi applicable le permet ou l’exige dans le cadre de notre processus d’offre d’emploi et de recrutement, pour nous conformer à une obligation légale qui nous incombe compte tenu de nos intérêts commerciaux légitimes ou des intérêts juridiques ou commerciaux légitimes de tiers, ou avec votre consentement si la loi applicable exige un consentement. Nous utilisons les renseignements personnels qui vous concernent aux fins suivantes ou à des fins comparables:
Nous utilisons des technologies d’analyse de données, telles que l’intelligence artificielle (IA), et des outils de traitement automatisés pour analyser et traiter les renseignements que vous nous fournissez ou que vous fournissez à des tiers dans le cadre du processus de candidature. L’analyse ou le traitement de vos renseignements à l’aide de technologies d’analyse de données et d’outils de traitement automatisé nous aident à prendre des décisions sur votre aptitude à occuper le poste pour lequel vous postulez, à automatiser des tâches répétitives, à améliorer l’expérience des candidats et à proposer des options comme les assistants virtuels. Lorsqu’une décision est prise à l’aide de technologies d’analyse de données ou d’outils de traitement automatisé et que vous souhaitez nous demander les raisons, les principaux facteurs et les paramètres qui ont motivé la décision, corriger les renseignements sur la base desquels une décision automatisée a été prise ou réexaminer la décision, veuillez écrire à l’adresse HRDataPrivacy@manulife.com pour soumettre une demande de renseignements.
Comment nous accédons à vos renseignements personnels et les divulguons
De temps à autre:
Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, à des fournisseurs de services indépendants ou à des entrepreneurs, nous exigeons qu’ils les protègent conformément à nos politiques et pratiques de protection des renseignements personnels, et leur interdisons de les utiliser à leurs propres fins commerciales.
Les renseignements personnels recueillis par notre Société ne sont pas transmis à des tiers.
Comment nous protégeons vos renseignements personnels
La sécurité de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Nous les protégeons au moyen de mécanismes de sécurité adaptés à leur sensibilité et conçus de façon à y empêcher l’accès non autorisé et leur communication, modification ou utilisation.
Combien de temps nous conservons vos renseignements personnels
Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs poursuivis au moment de leur collecte, pendant la période décrite dans notre politique de conservation des documents ou pendant la période permise par la loi.
Si votre candidature n’est pas retenue, les données liées à cette dernière, y compris les renseignements personnels, seront conservées conformément à notre politique de conservation des documents ou pendant la période permise par la loi.
Comment nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur du pays
Lorsque la loi applicable le permet, vos renseignements personnels pourraient être transférés à l’extérieur de votre province ou de votre pays. Dans ces cas, nous veillerons à ce qu’un degré de protection semblable leur soit accordé par la mise en place de l’une des mesures de protection appropriées suivantes:
Vos droits
Nous déployons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons et conservons à votre dossier sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les usages auxquels ils sont destinés.
Nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et nous informer de tout changement pertinent.
Dans certaines circonstances et selon les lois sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent, vous pourriez avoir le droit de demander à consulter vos renseignements personnels, de demander leur correction ou leur suppression, de vérifier qu’ils sont traités conformément aux lois applicables, de demander le transfert de vos renseignements à une autre partie, de vous opposer à leur traitement ou de demander des restrictions à cet égard.
Toutes les demandes de suppression sont soumises à notre Calendrier mondial de conservation des documents et aux lois applicables.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à ce que nous utilisions les renseignements ci-dessus. Nous cesserons d’utiliser vos renseignements à cette fin dès que nous aurons reçu l’avis indiquant que vous avez retiré votre consentement, à moins d’avoir d’autres motifs juridiques de continuer à les utiliser. Si vous retirez votre consentement, supprimez vos renseignements ou si vous ne fournissez pas de renseignements sur demande, cela pourrait nous empêcher d’évaluer votre capacité à occuper un poste et avoir une incidence sur notre capacité à atteindre les fins énoncées ci-dessus.
Si vous souhaitez exercer des droits concernant vos renseignements personnels, vous pouvez transmettre une demande à hr@manulife.com.
Si, au cours du processus de candidature ou de recrutement, vous souhaitez que vos renseignements personnels soient supprimés de nos systèmes, veuillez envoyer un courriel à hr@manulife.com en indiquant dans la ligne d’objet « Veuillez me retirer de la base de données du système de suivi des candidats ». Nous nous réservons le droit de différer les demandes de suppression de renseignements, afin de satisfaire aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou dans la mesure où la loi l’exige ou l’autorise.
La présente Déclaration peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de confidentialité et aux exigences réglementaires.
Demandes de renseignements et coordonnées
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de nos pratiques de protection des renseignements personnels ou des politiques et procédures connexes, veuillez envoyer un courriel à HRDataPrivacy@Manulife.com.
Si vous êtes basé au Royaume-Uni ou dans l’Espace économique européen, c’est Manulife Investment Management (Europe) Limited qui contrôle vos renseignements personnels aux fins de la législation sur la protection des données applicable et qui assume par conséquent la responsabilité de la présente Déclaration. Vous avez le droit de déposer une plainte en tout temps auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. Toutefois, nous aimerions avoir l’occasion de répondre à vos préoccupations avant que vous communiquiez avec l’autorité concernée. Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des données par courriel à l’adresse dpo_Europe@Manulifeam.com.
Si vous résidez aux Philippines et que vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection des données, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des données de Manulife Philippines, de Manulife China Bank et de Manulife Financial Plans par courriel à l’adresse PHDataProtection@manulife.com.
À lire attentivement : Le présent document contient de l’information importante sur la protection des renseignements personnels
La Société Financière Manuvie et ses filiales (collectivement appelées « Manuvie » ou désignées par le terme « notre Société » dans la présente Déclaration relative à la collecte des renseignements personnels [la « Déclaration »]), se sont engagées à protéger la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels de nature délicate (les « renseignements personnels ») qui leur sont confiés. La présente Déclaration, dans laquelle sont expliquées nos pratiques de traitement des renseignements personnels, s’applique à tous les renseignements personnels que nous obtenons à votre sujet (directement de vous ou de tiers) pendant le processus d’offre d’emploi et de recrutement.
Nous vous encourageons à lire la présente Déclaration et la politique de confidentialité mondiale de Manuvie avant de nous fournir des renseignements personnels. Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration à tout moment.
Nous recueillerons, utiliserons, traiterons, stockerons, divulguerons et consulterons vos renseignements personnels conformément à la présente Déclaration, et ce, toujours de façon équitable et légale.
Les renseignements que nous recueillons à votre sujet
Nous ne recueillons à votre sujet que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins indiquées ci-après. Nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants:
- Les identifiants, comme le nom, l’adresse, l’âge, l’adresse courriel personnelle, le numéro de téléphone, la date de naissance, le numéro d’identification national (p. ex., le numéro d’assurance sociale ou de sécurité), le numéro de passeport, les empreintes digitales et les signatures.
- Les renseignements professionnels ou liés à l’emploi, comme les antécédents professionnels, les renseignements sur les études, les résultats aux tests d’aptitude et à l’évaluation psychométrique et les permis professionnels.
- Les données démographiques, comme l’état matrimonial, l’origine ethnique, la nationalité, la situation militaire, le sexe, l’orientation sexuelle, la citoyenneté et l’état de personne handicapée.
- Les renseignements recueillis lors de la vérification des antécédents, comme le dossier criminel, le dossier de crédit, les études et le dossier professionnel, y compris les renseignements fournis par des tiers.
- Les renseignements médicaux.
- Les renseignements relatifs à votre utilisation des produits, des services et des avantages de notre entreprise.
- Les renseignements provenant des sites de médias sociaux pour surveiller les discussions sur la Société, nos affaires et nos collègues.
- D’autres renseignements exigés pour des raisons réglementaires, juridiques et commerciales.
Les renseignements personnels ne comprennent pas les données anonymes ou les données dépersonnalisées.
Dans le cadre du processus d’offre d’emploi, on vous donnera parfois le choix de nous fournir certains renseignements. Lorsque c’est le cas, nous l’indiquons habituellement au moment de la collecte. Par exemple, dans le cas des caractéristiques faisant l’objet de protections légales (c.-à-d., l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, la citoyenneté et l’état de personne handicapée), nous recueillons des renseignements de façon volontaire pour soutenir, attirer, mobiliser, perfectionner, employer et favoriser un personnel diversifié, produire des rapports, tenir avec exactitude des dossiers d’emploi et des processus administratifs et nous conformer aux exigences de production de rapports du gouvernement et à d’autres exigences réglementaires. Si nous sommes tenus par la loi de communiquer des données, nous n’identifierons aucune personne en particulier.
Comment nous utilisons vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement lorsque la loi applicable le permet ou l’exige dans le cadre de notre processus d’offre d’emploi et de recrutement, pour nous conformer à une obligation légale qui nous incombe compte tenu de nos intérêts commerciaux légitimes ou des intérêts juridiques ou commerciaux légitimes de tiers, ou avec votre consentement si la loi applicable exige un consentement. Nous utilisons les renseignements personnels qui vous concernent aux fins suivantes ou à des fins comparables:
- Personnaliser vos interactions avec notre site de recrutement et notre site Carrières.
- Évaluer votre aptitude à occuper un poste auquel vous postulez ou de futures perspectives de carrière.
- Vous renseigner sur d’autres postes qui pourraient vous convenir ou vous envisager pour ces postes, et pour vous envoyer les alertes d’emploi auxquelles vous vous êtes inscrit.
- Communiquer avec vous dans un assistant virtuel, par courriel, dans WhatsApp, par texto ou par d’autres moyens que vous avez sélectionnés;
- Vérifier votre identité et vos renseignements.
- Effectuer une vérification des antécédents après vous avoir présenté une offre d’emploi conditionnelle.
- Vous aider en tant que postulant, notamment en ce qui a trait aux demandes d’accessibilité et d’aménagement.
- Gérer la sécurité et la protection de la Société ainsi que la santé et la sécurité des candidats, des employés, des dirigeants, des administrateurs, des clients ou du public.
- Assurer le respect des politiques de notre Société.
- Comprendre les besoins actuels et futurs de nos employés et nos besoins en matière de ressources humaines ou améliorer nos processus d’offre d’emploi, de recrutement ou d’embauche.
- Soutenir les outils automatisés, notamment les examens, les évaluations préliminaires, les évaluations psychométriques et les processus du système;
- Réaliser des enquêtes et rédiger des rapports internes, analyser des données et faire des sondages.
- Concevoir des programmes et des mesures axés sur la diversité, l’équité et l’inclusion.
- Nous conformer aux exigences légales et réglementaires, comme l’équité en matière d’emploi et la production d’autres rapports.
- Évaluer les situations de conflit d’intérêts.
- D’autres fins liées à votre demande d’emploi ou à votre recrutement.
Nous utilisons des technologies d’analyse de données, telles que l’intelligence artificielle (IA), et des outils de traitement automatisés pour analyser et traiter les renseignements que vous nous fournissez ou que vous fournissez à des tiers dans le cadre du processus de candidature. L’analyse ou le traitement de vos renseignements à l’aide de technologies d’analyse de données et d’outils de traitement automatisé nous aident à prendre des décisions sur votre aptitude à occuper le poste pour lequel vous postulez, à automatiser des tâches répétitives, à améliorer l’expérience des candidats et à proposer des options comme les assistants virtuels. Lorsqu’une décision est prise à l’aide de technologies d’analyse de données ou d’outils de traitement automatisé et que vous souhaitez nous demander les raisons, les principaux facteurs et les paramètres qui ont motivé la décision, corriger les renseignements sur la base desquels une décision automatisée a été prise ou réexaminer la décision, veuillez écrire à l’adresse HRDataPrivacy@manulife.com pour soumettre une demande de renseignements.
Comment nous accédons à vos renseignements personnels et les divulguons
De temps à autre:
- Nous communiquerons vos renseignements personnels aux employés, sous-traitants et travailleurs occasionnels de notre société à l’échelle mondiale, et ces personnes pourront y accéder dans l’exercice de leurs fonctions en ce qui concerne le processus d’offre d’emploi et de recrutement auquel vous avez pris part.
- Nous communiquerons vos renseignements personnels aux organismes d’application de la loi ou à d’autres organismes gouvernementaux, ou à des partenaires d’affaires tiers, fournisseurs de services ou entrepreneurs, lorsque la loi l’exige ou le permet.
- Nous communiquerons vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires tiers, fournisseurs de services et entrepreneurs, afin qu’ils puissent nous aider dans le processus d’offre d’emploi ou de recrutement.
Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, à des fournisseurs de services indépendants ou à des entrepreneurs, nous exigeons qu’ils les protègent conformément à nos politiques et pratiques de protection des renseignements personnels, et leur interdisons de les utiliser à leurs propres fins commerciales.
Les renseignements personnels recueillis par notre Société ne sont pas transmis à des tiers.
Comment nous protégeons vos renseignements personnels
La sécurité de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Nous les protégeons au moyen de mécanismes de sécurité adaptés à leur sensibilité et conçus de façon à y empêcher l’accès non autorisé et leur communication, modification ou utilisation.
Combien de temps nous conservons vos renseignements personnels
Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs poursuivis au moment de leur collecte, pendant la période décrite dans notre politique de conservation des documents ou pendant la période permise par la loi.
Si votre candidature n’est pas retenue, les données liées à cette dernière, y compris les renseignements personnels, seront conservées conformément à notre politique de conservation des documents ou pendant la période permise par la loi.
Comment nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur du pays
Lorsque la loi applicable le permet, vos renseignements personnels pourraient être transférés à l’extérieur de votre province ou de votre pays. Dans ces cas, nous veillerons à ce qu’un degré de protection semblable leur soit accordé par la mise en place de l’une des mesures de protection appropriées suivantes:
- Nous transférerons vos renseignements personnels dans les administrations qui sont réputées, de l’avis du gouvernement ou de l’organisme de réglementation compétent, offrir un degré adéquat de protection des données personnelles.
- Nous aurons recours à une entente, sous une forme approuvée par le gouvernement ou l’organisme de réglementation applicable, pour offrir aux renseignements personnels le même degré de protection qui leur est accordé dans votre pays de résidence.
Vos droits
Nous déployons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons et conservons à votre dossier sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les usages auxquels ils sont destinés.
Nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et nous informer de tout changement pertinent.
Dans certaines circonstances et selon les lois sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent, vous pourriez avoir le droit de demander à consulter vos renseignements personnels, de demander leur correction ou leur suppression, de vérifier qu’ils sont traités conformément aux lois applicables, de demander le transfert de vos renseignements à une autre partie, de vous opposer à leur traitement ou de demander des restrictions à cet égard.
Toutes les demandes de suppression sont soumises à notre Calendrier mondial de conservation des documents et aux lois applicables.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à ce que nous utilisions les renseignements ci-dessus. Nous cesserons d’utiliser vos renseignements à cette fin dès que nous aurons reçu l’avis indiquant que vous avez retiré votre consentement, à moins d’avoir d’autres motifs juridiques de continuer à les utiliser. Si vous retirez votre consentement, supprimez vos renseignements ou si vous ne fournissez pas de renseignements sur demande, cela pourrait nous empêcher d’évaluer votre capacité à occuper un poste et avoir une incidence sur notre capacité à atteindre les fins énoncées ci-dessus.
Si vous souhaitez exercer des droits concernant vos renseignements personnels, vous pouvez transmettre une demande à hr@manulife.com.
Si, au cours du processus de candidature ou de recrutement, vous souhaitez que vos renseignements personnels soient supprimés de nos systèmes, veuillez envoyer un courriel à hr@manulife.com en indiquant dans la ligne d’objet « Veuillez me retirer de la base de données du système de suivi des candidats ». Nous nous réservons le droit de différer les demandes de suppression de renseignements, afin de satisfaire aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou dans la mesure où la loi l’exige ou l’autorise.
La présente Déclaration peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de confidentialité et aux exigences réglementaires.
Demandes de renseignements et coordonnées
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de nos pratiques de protection des renseignements personnels ou des politiques et procédures connexes, veuillez envoyer un courriel à HRDataPrivacy@Manulife.com.
Si vous êtes basé au Royaume-Uni ou dans l’Espace économique européen, c’est Manulife Investment Management (Europe) Limited qui contrôle vos renseignements personnels aux fins de la législation sur la protection des données applicable et qui assume par conséquent la responsabilité de la présente Déclaration. Vous avez le droit de déposer une plainte en tout temps auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. Toutefois, nous aimerions avoir l’occasion de répondre à vos préoccupations avant que vous communiquiez avec l’autorité concernée. Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des données par courriel à l’adresse dpo_Europe@Manulifeam.com.
Si vous résidez aux Philippines et que vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection des données, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des données de Manulife Philippines, de Manulife China Bank et de Manulife Financial Plans par courriel à l’adresse PHDataProtection@manulife.com.